優先度の割り当て方：どっちが本当の最優先？

ジョー・ローズバーグ TechRepublic.com社    

以前、私の会社にいたある技術者は、いつも自分の仕事が最優先だと主張して他人に仕事を要求していた。そして彼は切迫していることを証明するかのように上司の名前を連呼するのだ。しかし、私は決してその主張には屈しない（特に彼の場合はいつものことだから）。このようなとき、私は全体の一部としてそのプロジェクトを見るようにしている。最優先だと主張する個人的な嘆願（要求）は、プロジェクトの締め切りや本当に重要な他の仕事のリクエストに対する切り札となってはいけないのである。

その人の中では、そのプロジェクトがもっとも重要であるかもしれない。しかし、本当の最優先(プライオリティ)とはより大きく全体像を見ることによってのみ、決定されるものである。限られたリソースとマンパワーをもって、我々は多くの要求から最優先を決定する仕組みを考え出さなければならない。仕組みには公式や非公式のものもあり、見えるように書面や掲示されているものもあれば、単に思考過程のものもある。すべて企業の規模や力関係や要求のタイプによって異なるものである。

ある要求は他の要求よりも高い優先度をもっていなくてはならない(例:○○部長からの指示、△△さんの依頼だから) - こういった前提は受け入れがたい。このようなことがないように、ステップをさかのぼってそれぞれの要求の前提を検討しよう。そして優先度を定義しそれぞれの要求に順位を割り振る。もちろんこれらは業務やプロジェクトの種類による。どんなITの仕事でも優先割り当てするとき、次のように自分の思考プロセスを分類化してみるべきだ。

Critical(最重要)：
会社の生産機能が停止する。 個人の生産機能が停止し、他のいかなるコンピュータでもその人のかわりを配置することができない。

High Priority(重要度 高)：
生産または生産性が厳しく妨げられる。技術的な問題のために迫っている最終期限に間に合わない可能性がある。

Medium Priority(重要度 中)：
生産または生産性が妨げられるが、プロジェクトは続けることができる。期限に間に合わないという危険性はない。

Low Priority(重要度 低)：
問題が未解決の場合、自分達のプロジェクトやビジネスに関わることはあっても、生産または生産性への影響はなく悪い結果を及ぼすことはない。

Response(要 対応)：
優先順に処理される。外出中の場合、それが何か重要度の高い問題ならば、携帯電話に転送され対応する。

それでもまだ調整できない違いが存在するのなら（例：どちらか一方が本当に最終期限に間に合わない）、次に細かく分解して検討することをお勧めする。もし期限に間に合わないのなら、どのクライアントの仕事を動かすのが簡単か？ クライアントを失う危険にさらされるだろうか？ もしそうならば、どのクライアントを失うか？ 会社は期限に間に合わないことで収入を逸することに耐えられるか？ もしそうならば影響が最も少ないのはどのクライアントか？ 目の前のクライアントと個人の収益以外の、より遠くの視点で考慮すべき問題はないだろうか？

「ましな方を選ぶ」法則は優先度を確立する際に役立つことがある。どちらの選択も良くはないが、こっちはもう一つよりはまだましであろう、というものだ。しかしこの場合でも我々は誤った二分法に自分達をはめてはいけない。これが本当に残された2つのオプション(どちらか一方の期限に遅れる)なのだろうか？ ひょっとしたら他の部署にこの仕事を手伝ってくれる人がいるのではないか？ 誰か個人で契約してこの期間だけ来てもう一つのプロジェクトを引き受けてもらうということはできないのか？ あるいはライバル会社の1社に話をつけて下請けとして人を出してもらうか、利益を共有してプロジェクトを引き受けてもらうのはどうだろうか？ (実際にこの方式をよく使っている会社を私は知っている。)

(米国HDIにて発信中のHDI Industry Insiderより本文を抜粋)